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風好正是揚帆時——珠江委推動檔案工作提檔升級小記
 
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2020-10-12

  □記者 吳怡蓉 通訊員 郭燕玲

  如何念好檔案工作收全、管好、用活的六字“真經(jīng)”,助推水利改革發(fā)展?珠江委檔案館聚焦流域水利工作大局,以規(guī)范化管理為核心,以加強資源、安全、利用三大體系建設為重點,緊抓大勢、精心謀劃、主動作為,不斷推動檔案工作提檔升級,使默默無聞的檔案資源迸發(fā)新的活力,交出了一份出色答卷!

  收全:抓實抓早

  檔案收集是一切檔案工作的起點,但要做到應歸盡歸、應收盡收卻絕非易事,既需要吃透檔案管理的新規(guī)定新要求,又要全盤掌握單位發(fā)展的新動向新成效。

  檔案館先后修訂完善了《珠江委檔案管理辦法》《珠江委各類文件材料歸檔范圍和保管期限》《珠江委委屬單位檔案工作年度評估辦法》等一系列制度,從源頭上加強對檔案資源的收集和管理,進一步明確了檔案文書的歸檔范圍和要求。

  “同步管理”是珠江委檔案工作的又一關鍵詞。珠江委在開展水行政審批、基礎設施建設、水利前期工作、水利科技項目等業(yè)務工作時,明確規(guī)定了檔案工作條款,推動檔案工作與業(yè)務工作“同布置、同檢查、同考核、同驗收”,將檔案融入工作的各環(huán)節(jié)和全鏈條。

  近年珠江流域重大水利工程建設高潮迭起,檔案館積極服務,將“大塊頭”的工程檔案資料收入囊中。在百色水利樞紐工程檔案專項驗收工作期間,檔案館派出20多人次業(yè)務骨干悉心指導,最終工程以優(yōu)良等級通過檔案專項驗收。2017年5月,重達3噸、3762卷、排架長度約170米的百色水利樞紐工程檔案全部入庫上架,這是檔案館成立以來接收的第一批進館工程檔案,豐富了館藏結(jié)構(gòu),成為邁向流域管理機構(gòu)專業(yè)檔案館的良好開端。

  大藤峽水利樞紐工程開工以來,檔案館舉全館之力,及早謀劃,派出經(jīng)驗豐富的館員常駐工程前方營地,協(xié)助指導大藤峽公司開展工程檔案管理工作,在保障體系建設、業(yè)務指導、同步管理、檔案業(yè)務規(guī)范管理等方面取得了階段性成績。2020年上半年,大藤峽工程順利實現(xiàn)蓄水、通航、發(fā)電三大節(jié)點目標,一張張圖紙、一系列影像……生動記錄了大國重器波瀾壯闊的建設歷程,留下了寶貴的檔案資料。

  管好:軟硬同施

  截至2020年9月,珠江委檔案館共館藏文書、科技、基建、設備、會計等檔案9萬余卷(件)。為管好這些家底,檔案館將安全放在第一位,通過不斷優(yōu)化檔案保存環(huán)境、配備安全防護設施、開展異地異質(zhì)備份等多種手段,全面加強檔案安全保障能力建設。

  硬件方面,檔案館目前總面積約900 平方米,其中庫房面積376平方米,安裝手搖電動智能型密集架共59列,配備了中央空調(diào)、七氟丙烷氣體自動消防系統(tǒng)、抽濕機、超低溫消毒冷柜等現(xiàn)代化檔案庫房管理設備。庫房、閱覽室、辦公室內(nèi)各項檔案管理制度一一上墻、干凈整潔,檔案排列整齊有序、分類明晰。

  軟件方面,檔案館積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設,安全運行維護檔案資料綜合管理系統(tǒng),每年完成約15萬頁的文書檔案、科技檔案等數(shù)字化加工,館藏檔案數(shù)字資源存儲容量約238GB。珠江委政務內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)辦公自動化系統(tǒng)中應歸檔電子文件100%實現(xiàn)歸檔管理,電子文件與紙質(zhì)文件歸檔管理“雙軌制”運行有序。

  值得一提的是,檔案館實行電子文件與數(shù)字檔案安全保管和備份制度。電子檔案實行3套制備份管理,珠江委政務內(nèi)網(wǎng)“檔案資料WEB查詢系統(tǒng)”1套,供委職工查閱利用;定期刻錄光盤 1套,存放委檔案館庫房保管;委屬單位西江局(南寧市)檔案庫房保管1套,實現(xiàn)了館藏電子檔案異地異質(zhì)備份保管,切實有效保障館藏電子檔案安全。

  用活:服務大局

  2020年2月17日,一個急促的借閱電話打破了檔案館閱覽室的寧靜。原來,為推進環(huán)北部灣水資源配置工程前期工作,珠江設計公司急需廣東、廣西沿線水工程資料,以便開展外業(yè)勘察測量。該項目借閱量大,一次需調(diào)閱資料100多卷(件)。正值疫情期間,工作人員克服各種不便,第一時間調(diào)取了所需檔案,滿足了工作需要。

  這是檔案館做好綜合服務的一個縮影。在水利行業(yè)強監(jiān)管、水利工程補短板、粵港澳大灣區(qū)水安全保障等重要工作中,檔案資源都發(fā)揮了優(yōu)質(zhì)的服務。新冠疫情期間,檔案館精心部署,正常開展檔案借閱利用工作,工作人員輪崗值班,采用電話及線上預約等方式,及時為一線科技人員提供便捷服務。據(jù)統(tǒng)計,今年上半年檔案資料利用131人次、2469件,利用檔案數(shù)量為去年同期3倍多。

  近年,檔案館強化主動服務意識,拓寬服務領域和渠道,為重大水利工程建設、水旱災害防御、科研課題、基建項目竣工財務決算、國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記及審計等工作,提供高效優(yōu)質(zhì)檔案資料利用服務。同時,創(chuàng)新服務方式,利用館藏檔案資源優(yōu)勢,通過編輯出版檔案史料、舉辦展覽等形式,充分發(fā)揮檔案存憑、留史、資政作用。

  “我委檔案工作越來越實、內(nèi)容越來越細、管理越來越嚴,利用率越來越高!”在珠江委2020年檔案專業(yè)技術業(yè)務培訓班上,120多名來自委機關和委屬各單位專兼職檔案人員深入學習新修訂的檔案管理辦法,用四個“越來越”歸納了檔案工作體會。

  風好正是揚帆時。珠江委檔案工作將以對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想為宗旨,繼續(xù)乘風破浪,為珠江水利改革發(fā)展記錄下每一次揚帆遠航!

  來源:中國水利網(wǎng)站 2020年10月12日

吳怡蓉 郭燕玲
責任編輯:陳帥
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